Кибербезопасность в переводах: защита данных при работе с конфиденциальными документами

Информация сегодня — один из самых ценных активов, поэтому вопрос ее защиты приобретает первостепенное значение. Это особенно актуально в сфере переводов, где зачастую приходится работать с документами, которые содержат коммерческие тайны, персональные данные, финансовая отчетность и другие ценные сведения. Утечка такой информации может привести к серьезным последствиям для бизнеса, в том числе потере доверия покупателей и партнеров, финансовым убыткам и ухудшению репутации.

В статье рассмотрим ключевые аспекты кибербезопасности в переводческой деятельности и расскажем, как обеспечить надежную защиту ваших конфиденциальных документов при заказе услуг переводчика.

Что подразумевает под собой конфиденциальность при переводе?

Это процесс перевода документов или устного общения, который требует от переводчика и бюро принятия комплекса мер по защите информации от несанкционированного доступа, использования и разглашения.

Когда компания передает бюро переводов сведения, имеющие особое значение, она обоснованно ожидает, что данные будут сохранены в тайне. Обеспечение конфиденциальности становится ключевым фактором при выборе партнера для работы.

Уровни конфиденциальности информации

Как правило, выделяют несколько уровней конфиденциальности данных:

• открытые сведения. Они находятся в публичном доступе. Это пресс-релизы, маркетинговые и другие материалы;
• информация для внутреннего пользования. Не предназначена для широкой публики, но ее раскрытие не влечет сильных негативных последствий для компании. Внутренние инструкции, рабочие документы — примеры такой информации;
• конфиденциальные сведения. Данные, которые защищены от третьих лиц. Если их раскрывают, компания может понести серьезные финансовые потери, потерять позиции на рынке, у нее могут сорваться стратегические планы. К таким сведениям относят финансовую отчетность, условия контрактов, технологические разработки и т. д.;
• секретная информация. Данные, несанкционированное раскрытие которых может нанести критический ущерб бизнесу, вплоть до его гибели. Ключевые ноу-хау, стратегически важные переговоры — примеры секретной информации.

Клиент самостоятельно определяет уровень конфиденциальности предоставляемых сведений и должен уведомить об этом бюро переводов на начальном этапе сотрудничества.

Методы обеспечения конфиденциальности информации

Защита конфиденциальной информации в сфере переводов требует комплексного подхода, который сможет учитывать все возможные каналы утечки. Существует несколько групп методов обеспечения безопасности:

• административные. Включают разработку и внедрение внутренних политик и процедур по защите информации, определение уровней доступа, проведение регулярных инструктажей для сотрудников, а также мониторинг потенциальных угроз;
• юридические. Основной инструмент здесь — соглашение о неразглашении (NDA), которое заключают с переводчиками и другими сотрудниками агентства;
• физические. Меры направлены на ограничение физического доступа к информации. Среди них: контроль доступа в офисные помещения, безопасное хранение документов, использование защищенных каналов связи;
• аппаратные. Использование технических средств защиты, в том числе шифрование данных на носителях и при передаче, использовании защищенных сетей и оборудования;
• программные. Применение специального ПО с функциями контроля доступа, аудита действий пользователей и защиты от вредоносных программ;
• криптографические. Подразумевают использование алгоритмов шифрования для защиты конфиденциальных данных при их передаче по электронным каналам связи.

NDA с переводчиком: когда нужно и почему

В условиях высокой конкуренции защита ценной информации становится критически важной для любого бизнеса. Подписание соглашения о неразглашении (NDA) с бюро переводов — один из главных шагов при обеспечении безопасности данных. NDA — юридический документ, который обязывает исполнителя сохранять в тайне любую информацию, полученную в процессе работы над проектом.

Когда стоит заключать NDA с переводчиком

Мы убеждены, что соглашение необходимо подписывать всегда. Любые сведения, которые нужно перевести, имеют ценность для вашей компании. Особенно важно заключение документа в случаях, когда информация касается:

• данных о деятельности организации. Сюда входят финотчетность, стратегии развития, пункты контрактов и договоров, клиентские базы данных;
• интеллектуальной собственности. К ней относятся запатентованные технологии, разработанное ПО, формулы, рецепты, дизайнерские разработки;
• персональных данных сотрудников и клиентов. Это данные паспорта, медсправки, финансовая информация о лицах.

Вы можете дополнительно защитить любые другие данные, если это необходимо.

Что нужно для составления соглашения NDA с переводчиком или агентством

Перед составлением текста NDA необходимо четко определить:

1. Список конфиденциальных данных. Перечислите все документы или типы информации, которые нужно защитить. Уточните уровни доступа к этим данным и круг лиц, который имеет право их просматривать.
2. Информацию, которая составляет коммерческую тайну. Выделите особо ценные сведения, разглашение которых может нанести наибольший ущерб.
3. Наказание за разглашение. Вместе с опытными юристами разработайте меры ответственности за нарушение условий NDA. При этом помните: реальные санкции могут отличаться от прописанных в соглашении, определяет их законодательство.

В обязательных пунктах NDA должны быть: цель соглашения, обязательства сторон, список ценной информации, порядок работы с данными, срок действия документа.

Также в NDA могут быть дополнительные пункты, например, требование использовать для работы с файлами только определенный защищенный софт или web-сервисы.

Наказание за несоблюдение NDA

Нарушений условий соглашения влечет за собой юридическую ответственность. Согласно законам РБ, к лицам из бюро переводов и отдельным переводчикам, которые раскрыли конфиденциальную информацию, может быть применена ответственность:

• гражданско-правовая;
• административная;
• уголовная.

При сотрудничестве с фрилансерами и аутсорсерами из Минска или других городов условия об ответственности за нарушение NDA, включая размеры штрафных санкций и порядок возмещения убытков, должны быть указаны в договоре. Для штатных сотрудников, помимо мер, предусмотренных трудовым законодательством (например, дисциплинарные взыскания, вплоть до увольнения), также может наступать ответственность в соответствии с гражданским, административным или уголовным законодательством.

Читайте также:

Мифы о переводчиках и бюро переводов

Искусственный интеллект и переводы в 2025 году: заменят ли технологии человека?

Как перевести веб-сайт и не потерять его SEO